Tugas 10

Perubahan dan Pengembangan Organisasi

Latar Belakang
Perubahan Dan Pengembangan Organisasi
Perubahan Organisasi
Dalam masyarakat yang mengitari organisasi dewasa ini, terdapat banyak isu mengenai perubahan – perubahan dan bagaimana seorang pribadi atau sekolompok orang dalam suatu organisasi mengatasi desakan perubahan yang tidak dapat dielakkan sehingga mereka dapat mempertahankan organisasi mereka agar tetap berlangsung. Meskipun perubahan adalah kenyataan hidup, apabila manajer dalam suatu organisasi perusahaan ingin efektif, mereka tidak lagi dapat membiarkan perubahan itu terjadi sebagaimana adanya. Mereka harus dapat menyusun strategi untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan perubahan. Akan tetapi adakalanya satu – satunya jalan menuju efektifitas dan efesiensi adalah melalui perubahan. Perubahan merupakan salah satu fakta kehidupan dalam perilaku organisasi. Perubahan yang diintroduksi secara tidak tepat, juga dapat menyebabkan timbulnya sikap menentang dan tindakan sabotase.
Mengapa perubahan demikian penting
Perusahaan – perusahaan dalam lingkungan yang stabil dan statik , akan merasakan bahwa suatu ketika perubahan perlu dilaksanakan sekalipun hal tersebut hanya meliputi perubahan dalam angkatan kerja. Teknologi teknologi baru terus menerus dikembangkan, dan persaingan harus dihadapi dalam bentuk penawaran penawaran pemasaran dan kebijaksanaan kebijaksanaan penetapan harga baru. Efek perubahan atas organisasi formal sangat besar.
Teknologi dan organisasi merupakan dua macam faktor kausal utama dalam pengoperasian perusahaan. Tindakan mereorganisasi dan memodifikasi dasar dasar teknologikal bukanlah pekerjaan kecil. Tetapi, dampak perubahan atas sistem – sistem individual dan sosial mungkin lebih besar. Perubahan sebagai suatu proses
Kita dapat menyatakan perubahan sebagai suatu proses yang terdiri dari suatu aktivitas yang berkaitan satu sama lain. Perubahan tidak mungkin terjadi , kecuali hal itu berlangsung melalui manusia. Manusia harus memutuskan diadakannya perubahan, dan mereka harus merencanakan bagaimana perubahan itu akan terjadi, dan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan perlu dimodifikasi, agar mereka dapat mengakomodasi perubahan secara paling efektif, dan setelahnya perlu direkrut dan digantikan anggota anggota organisasi dengan orang orang yang memiliki keterampilan keterampilan baru yang lebih sesuai begitu pula para karyawan lama perlu dilatih kembali dengan keterampilan keterampilan baru, dan akhirnya perubahan tersebut harus diupayakan kelangsungannya.
Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.
Sejarah pengembangan organisasi ditunjukkan oleh lima latar belakang/batang: pelatihan laboratorium, umpan balik survei, riset tindakan, produktivitas dan kualitas kehidupan kerja, serta perubahan strategik. Pertumbuhan yang berkelanjutan di dalam sejumlah deversitas pendekatan PO, praktisi, dan keterlibatan organisasi membuktikan sehatnya suatu disiplin dan menawarkan suatu prospek yang menguntungkan di waktu mendatang.
Para Pelaku Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi (PO) diterapkan kepada tiga jenis manusia: spesialisasi individu di dalam PO sebagai profesi, orang-orang dari lapangan yang terkait, yang telah mencapai sejumlah kompetensi di dalam PO, dan para manajer yang memiliki keahlian PO yang diperlukan untuk perubahan dan mengembangkan organisasi atau departemen mereka.
Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Perubahan Organisasi
Faktor-faktor Penyebab Perubahan Organisasi
Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
1. Faktor ekstern,
2. Faktor intern.
Faktor Ekstern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.
Faktor Intern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:
- Problem hubungan antar anggota,
- Problem dalam proses kerja sama,
- Problem keuangan.
Hubungan antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.
Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan
akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Perlengkapan yang digunakan dalam mengolah input menjadi output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.
Proses Perubahan Organisasi
Proses Penerapan OD dilakukan dalam 4 tahap :
1. Tahap pengamatan sistem manajemen atau tahap pengumpulan data. Dalam tahap ini mengamati sistem dan prosedur yang berlaku di organisasi termasuk elemen-elemen di dalamnya seperti struktur, manusianya, peralatan, bahan yang digunakan dan bahkan situasi keuangannya. Data yang diperlukan adalah:
a. Fungsi utama tiap unit organisasi
b. Peran masing-masing unit dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi
c. Proses pengambilan keputusan serta pelaksanaan tindakan dalam
masing-masing unit
d. Kekuatan dalam organisasi yang mempengaruhi perilaku antar kelompok
dan antar individu dalam organisasi.
2. Tahap diagnosis dan umpan balik.
Dalam tahap ini kualitas pengorganisasian serta kegiatan operasional masing-masing elemen dalam organisasi dianalisis dan dievaluasi. Ada beberapa kriteria yang umum digunakan dalam mengevaluasi kualitas elemen-elemen tersebut, diantaranya:
a. Kemampuan beradaptasi, yaitu kemampuan mengarahkan kegiatan dan tenaga dalam
memecahkan masalah yang dihadapi
b. Tanggung jawab : kesesuaian antara tujuan individu dan tujuan organisasi
c. Identitas :kejelasan misi dan peran masing-masing unit
d. Komunikasi : kelancaran arus data dan informasi antar unit dalam organisasi
e. Integrasi : hubungan baik dan efektif antar pribadi antar kelompok, terutama
dalam mengatasi konflik dan kritis
f. Pertumbuhan : iklim yang sehat dan positif, yang mengutamakan eksperimen Dan
pembaharuan, serta yang selalu menganggap pengembangan sebagai sasaran utama.
3. Tahap pembaruan dalam organisasi.
Dalam tahap ini dirancang pengembangan organisasi dan dirumuskan strategi memperkenalkan perubahan atau pembaruan. Strategi ini bertujuan meningkatkan efektivitas organisasi dengan cara mengoreksi kekurangan serta kelemahan yang dijumpai dalam proses diagnotik dan umpan balik.
4. Tahap implementasi pembaruan.
Tahap akhir dalam penerapan OD adalah pelaksanaan rencana pembaruan yang telah digariskan dan disetujui. Kegiatan implementasi perubahan meliputi :
a. Perubahan struktur
b Perubahan proses dan prosedur
c. Penjabaran kembali secara jelas tujuan serta sasaran organisasi
d. Penjelasan tentang peranan dan misi masing-masing unit dan anggota dalam
organisasi.
Langkah-langkah Perubahan
1. Menyadarkan para anggota bahwa perubahan tertentu perlu dilakukan (unfreezing),
2. Melakukan perubahan (changing),
3. Menstabilkan situasi setelah perubahan dilaksanakan (refreezing).
Tahap pertama menumbuhkan kesadaran akan pentingnya perubahan. Tahapan ini melibatkan faktor manusianya. Manusia merupakan faktor kunci keberhasilan perubahan tetapi dapat pula merupakan faktor yang menyebabkan proses perubahan gagal mencapai tujuan yang telah ditentukan. Setiap perubahan memiliki tujuan tertentu yang hendak dicapai. Tujuan tersebut harus dikomunikasikan kepada anggota sehingga mereka menyadari bahwa perubahan yang hendak dilaksanakan memang merupakan sesuatu yang penting bagi organisasi.
Setelah menyadari arti pentingnya perubahan yang hendak di tempuh, barulah perubahan dilaksanakan. Dengan melaksanakan perubahan organisasi, berarti sikap dan tingkah laku para anggota terhadap organisasi yang selama ini mereka tunjukkan mengalami perubahan. Selam masa transisi ini berlangsung, organisasi berada pada kondisi kritis.
Tahapan berikutnya adalah mengembalikan organisasi kepada situasi yang normal kembali. Setelah perubahan dilaksanakan, berbagai aturan baru diberlakukan secara penuh, demikian juga anggota diharapkan bersikap dan bertingkah laku sesuai dengan kondisi organisasi yang baru.
Hage dan Aiken menyebutkan bahwa proses perubahan terdiri atas empat langkah, yaitu (1) evaluasi, (2) inisiasi, (3) implementasi, (4) rutinitas. Sedangkan Lipham dalam sintesisnya, mengembangkan tujuh langkah proses pembaharuan, yakni: (1) kesadaran, (2) inisiasi, (3) implementasi, (4) rutinisasi, (5) perbaikan, (6) pembaharuan, (7) evaluasi (Rossow, 1990:310)
Proses Pengembangan Organisasi
Pengembangan Organisasi, lebih dikenal dengan organization development (OD). Pengertian pokok OD adalah perubahan yang terencana. Perubahan dalam bentuk pembaruan organisasi dan modernisasi, terus-menerus terjadi dan mempunyai pengaruh yang sangat dominan dalam masyarakat kini. Organisasi beserta warganya, yang membentuk masyarakat modern, mau tidak mau harus beradaptasi terhadap arus perubahan. Perubahan yang terjadi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 kategori, yaitu:
1. Perkembangan teknologi
2. Perkembangan produk
3. Ledakan ilmu pengetahuan dan jasa yang mengakibatkan singkatnya daur hidup produk
4. Perubahan sosial yang mempengaruhi prilaku, gaya hidup, nilai-nilai dan harapan
orang.
Untuk dapat bertahan, organisasi harus mampu mengarahkan warganya agar dapat beradaptasi dengan baik dan bahkan agar mampu memanfaatkan dampak positif dari berbagai pembaharuan tersebut dengan pengembangan diri dan pengembangan organisasi. Proses mengarahkan warga organisasi dalam mengembangkan diri menghadapi perubahan inilah yang dikenal luas sebagai proses Organization development (OD).
Karena menyangkut perubahan sikap, persepsi, prilaku, dan harapan semua anggota organisasi, OD di definisikan sebagai upaya pimpinan yang terencana dalam meningkatkan efektivitas organisasi, dengan menggunakan cara intervensi (oleh pihak ketiga) yang didasarkan pada pendekatan perilaku manusia. Dengan kata lain penerapan OD dalam organisasi dilakukan dengan bantuan konsultan ahli, sistematis, harus didukung oleh pimpinan serta luas aplikasinya.
Organisasi merupakan bagian dari sistem sosial yang hidup di tengah-tengah masyarakat. Masyarakat itu sendiri memiliki sifat dinamis, selalu mengalami perubahan dan perkembangan. Karakteristik masyarakat seperti itu menuntut organisasi yang juga memiliki sifat dinamis. Perubahan merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari.
Ciri Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, Yang
memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang
dihadapi oleh organisasi.
2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan
yang akan terjadi.
3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh
organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian
terpenting.
5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya
interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai
bagian integral di suasana yang utuh.
6. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Bila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai : organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.
Metode Yang Dipakai Dalam Perubahan Dan Pengembangan Organisasi
Metode Pengumpulan Data dalam Diagnosis Organisasi
Sebagai bahan dalam diagnosis organisasi diperlukan data mengenai organisasi yang bersangkutan. Proses pengumpulan data yang diperlukan dapat menggunakan metode:
1. Kuesioner.
2. Wawancara.
3. Pengamatan (observasi).
4. Data Sekunder.
Metode-metode tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan, karenanya dalam penggunaannya dapat dilakukan dengan cara penggabungan agar memberi manfaat yang maksimal.
Analisis Diagnosis Data
Proses analisis data dibedakan pada data kualitatif dan data kuantitatif. Metode yang biasa digunakan untuk menganalisis data kualitatif adalah:
1. Content analysis;
2. Force Field analysis;
3. Diagram.
Metode yang biasa digunakan untuk menganalisis data kuantitatif pada analisis diagnosis organisasi adalah: means, standard deviasi, distribusi frekuensi, diagram pencar (scattergram), koefisien korelasi, difference tests.
Penerapan Proses Perubahan
Perubahan yang dilakukan pada individu, kelompok, maupun organisasional, perlu adanya suatu keterampilan, pengetahuan, dan pelatihan paling sedikit dalam dua bidang, yaitu diagnosis dan penerapan perubahan.
Penerapan merupakan langkah lanjut dari tahap diagnosis organisasional, di mana pada tahap ini akan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan:
1). bagaimana melakukan perubahan, baik dalam individu, kelompok, maupun organisasional. 2). bagaimana caranya agar orang-orang dapat menerima perubahan, dan 3). Apa saja yang mendukung dan menghambat perubahan.
Ada dua (2) alat analisis yang dapat dipergunakan dalam penerapan pertama, analisis medan faktor dan kedua, analisis daur perubahan. Analisis medan faktor, dikembangkan oleh Kurt Lewin yang bermanfaat untuk menguji variabel-variabel guna menentukan tingkat efektivitas suatu perubahan organisasional. Sedangkan analisis daur perubahan akan menganalisis empat tingkat perubahan organisasional, yang mencakup perubahan pengetahuan, perubahan sikap, perubahan perilaku organisasional, dan perubahan prestasi kelompok atau organisasional. Tingkat-tingkat perubahan tersebut menjadi sangat signifikan pada pengkajian daur perubahan parsipatif dan daur perubahan direktif.
Selanjutnya, salah satu pertimbangan yang paling penting dalam menentukan apakah akan menerapkan strategi perubahan partisipatif atau direktif atau kedua-duanya, adalah penggunaan pola komunikasi yang diterapkan pada organisasi atau kelompok yang dituju saat itu. Dalam menerapkan strategi perubahan, para manajer organisasi harus berusaha mencakup pengembangan pola komunikasi yang tepat ke dalam strategi perubahan organisasi. Sebelum melaksanakan strategi perubahan organisasi perlu pula dipertimbangkan struktur komunikasi yang diterapkan pada waktu itu. Bahwa strategi perubahan perlu disesuaikan dengan pola struktur komunikasi yang telah terbentuk sebelumnya.
Kesimpulan
Dari makalah yang telah dapat disimpulkan bahwa:
- Perubahan adalah kenyataan hidup, apabila manajer dalam suatu organisasi perusahaan ingin efektif, mereka tidak lagi dapat membiarkan perubahan itu terjadi sebagaimana adanya.
- Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar.
- Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
1. Faktor ekstern, Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan.
2. Faktor intern, Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber.
- Proses Penerapan OD dilakukan dalam 4 tahap :
1. Tahap pengamatan sistem manajemen atau tahap pengumpulan data.
2. Tahap diagnosis dan umpan balik.
3. Tahap pembaruan dalam organisasi.
4. Tahap implementasi pembaruan.
- Perubahan yang terjadi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 kategori, yaitu:
1. Perkembangan teknologi
2. Perkembangan produk
3. Ledakan ilmu pengetahuan dan jasa yang mengakibatkan singkatnya daur hidup
produk
4. Perubahan sosial yang mempengaruhi prilaku, gaya hidup, nilai-nilai dan
harapan orang.
- Proses pengumpulan data yang diperlukan dapat menggunakan metode:
1. Kuesioner.
2. Wawancara.
3. Pengamatan (observasi).
4. Data Sekunder.
Referensi
www.freewebs.com/.../PEMBAHASAN%20PEMBAHARUAN%20ORGANISASI...
massofa.wordpress.com/2008/02/12/pengembangan-organisasi –
www.scribd.com/doc/19802890/Perubahan-Organisasi -

Kelas : 1 DB 01
Nama Kelompok:
Wawan Nurjuniawan 34109619
Adhitya 31109634
Imam Hasanudin 35109910
Ahmad Bayhaki 30109135
Sony Melosa 32109146

Tugas 9

Pertanyaan:
1. Analisa pertanyaan Rita terakhir, "kami sesungguhnya tidak berkomunikasi secara baik". Apa status komunikasi atasan-bawahan dalam peristiwa ini ? Katz dan Khan telah mengidentifikasikan lima tujuan proses komunikasi atasan-bawahan. Sebutkan lima tujuan atau maksud proses tersebut yang diabaikan dalam kasus ini !
2. Apakah ada implikasi-implikasi dalam peristiwa (kejadian ) ini untuk komunikasi atasan-bawahan dan untuk komunikasi interaktif ?
3. Apa hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif dalam kasus ini ?
Jawab:
1. Dalam kasus ini sepertinya atasan tidak cukup percaya kepada bawahannya untuk diberikan dan mengerjakan wewenang yang diberikan oleh atasan.
- Memberi pengarahan atau instruksi kerja
Dalam kasus ini, Bos (Ramon) tidak memberikan pengarahan atau instruksi kepada bawahannya (Rita).
- Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
Ramon sebagai bos tidak memberikan informasi tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh bawahannya (Rita).
- Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
Ramon sebagai bos tidak memberitahukan Bawahannya (Rita) tentang prosedur dan praktik organisasional tentang pekerjaannya.
2. Saya rasa tidak ada, Karena di kejadian ini tidak ada proses penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya.
3. - Antara atasan dan bawahan tidak terjalin komunikasi yang baik.
- Atasan tidak dapat memberikan informasi dengan baik kepada bawahannya.
- Atasan sepertinya tidak berani memberikan wewenang kepada bawahan.